Privātuma politika

1. Pārzinis un kontaktinformācija

Personas datu pārzinis ir:

Ja Jums ir jautājumi par šo privātuma politiku vai Jūsu personas datu apstrādi, lūdzu, sazinieties ar mums, rakstot uz norādīto e-pasta adresi.

2. Politikas piemērošanas joma

Šī privātuma politika attiecas uz personas datu apstrādi, ko SIA SMARTSKOLA veic attiecībā uz:

• bērnu vecākiem vai likumiskajiem pārstāvjiem;
• izglītojamajiem (bērniem, kas apmeklē nodarbības);
• potenciālajiem klientiem;
• esošajiem un bijušajiem klientiem;
• darba pretendentiem;
• mājaslapas apmeklētājiem;
• personām, kuras sazinās ar mums pa e-pastu, telefonu, WhatsApp, sociālajos tīklos vai citos kanālos;
• sadarbības partneriem.

3. Kādi personas dati tiek apstrādāti

3.1. Klientu un potenciālo klientu dati

• vārds, uzvārds;
• telefona numurs;
• e-pasta adrese;
• informācija par bērna vecumu;
• informācija par interesējošo pakalpojumu un vēlamo nodarbību laiku;
• saziņas saturs;
• informācija par pieteikšanos, nodarbību apmeklējumu, maksājumiem un sadarbības vēsturi.

3.2. Izglītojamo dati

• vārds, uzvārds;
• vecums vai dzimšanas gads;
• informācija, kas nepieciešama nodarbību organizēšanai;
• informācija par apmeklējumu, attīstības progresu un atgriezenisko saiti vecākiem.

3.3. Darba pretendentu dati

• CV norādītie dati, kontaktinformācija;
• informācija par izglītību un darba pieredzi;
• cita pretendenta brīvprātīgi iesniegta informācija.

3.4. Mājaslapas dati

• IP adrese;
• pārlūkprogrammas un ierīces tehniskā informācija;
• sīkdatņu dati;
• informācija par mājaslapas lietojumu.

SIA SMARTSKOLA neapstrādā vairāk datu, nekā nepieciešams konkrētā nolūka sasniegšanai.

4. Apstrādes nolūki un tiesiskais pamats

4.1. Pakalpojumu sniegšanai un līguma izpildei

• pieteikumu pieņemšana nodarbībām;
• saziņa ar klientu;
• izmēģinājuma un regulāro nodarbību organizēšana;
• līgumu, rēķinu un citu dokumentu sagatavošana;
• atgriezeniskās saites sniegšana vecākiem.

4.2. Normatīvo aktu prasību izpildei

Dati tiek apstrādāti, lai izpildītu grāmatvedības, nodokļu, arhivēšanas un citas normatīvajos aktos noteiktās prasības.

4.3. Komunikācijai ar klientiem un potenciālajiem klientiem

Dati tiek apstrādāti, lai atbildētu uz jautājumiem, sniegtu informāciju par pakalpojumiem, organizētu pieteikšanos nodarbībām un uzturētu saziņu par sadarbības norisi.

4.4. Pakalpojumu kvalitātes uzlabošanai

Dati var tikt apstrādāti, lai analizētu klientu plūsmu, uzlabotu pakalpojumu kvalitāti, plānotu nodarbību grafikus un uzlabotu klientu apkalpošanu.

Mājaslapas apmeklējuma statistiku apkopojam tikai ar jūsu piekrišanu, sk. 15. sadaļu.

4.5. Mārketinga paziņojumu nosūtīšanai

Kontaktinformācija var tikt izmantota, lai nosūtītu informāciju par jaunumiem, pakalpojumiem, īpašajiem piedāvājumiem un pasākumiem. Personai jebkurā laikā ir tiesības atteikties no šādu paziņojumu saņemšanas.

4.6. Foto un video materiālu izmantošanai

Mēs varam fotografēt vai filmēt nodarbības un pasākumus, lai informētu vecākus par notiekošo, atspoguļotu izglītības procesu, publicētu saturu mājaslapā vai sociālajos tīklos un veidotu informatīvos materiālus. Ja publicēšanai nepieciešama piekrišana, tā tiek prasīta atsevišķi.

4.7. Personāla atlasei

Dati tiek apstrādāti, lai izvērtētu kandidātu atbilstību amatam, sazinātos ar kandidātiem un organizētu atlases procesu.

4.8. Reklāmas rādīšanai un mērīšanai

Ja piekrītat reklāmas sīkdatnēm, mājaslapas apmeklējuma datus (apskatītās lapas, pieteikuma un pieraksta notikumus, sīkdatņu identifikatorus) nododam Meta un Google, lai rādītu Smartwill reklāmu cilvēkiem, kuri apmeklējuši mājaslapu, un mērītu reklāmas rezultātus. Sīkāk — 15. sadaļā.

5. Personas datu iegūšanas avoti

• no pašas personas;
• no bērna vecāka vai likumiskā pārstāvja;
• no pieteikuma formām mājaslapā;
• no e-pasta, telefona, WhatsApp vai sociālajiem tīkliem;
• no sadarbības gaitā iesniegtajiem dokumentiem;
• no publiski pieejamiem avotiem, ja tas ir nepieciešams un tiesiski pamatoti.

6. Glabāšanas termiņi

Personas dati tiek glabāti tikai tik ilgi, cik nepieciešams konkrētajam nolūkam vai cik to nosaka normatīvie akti.

• ar līgumiem, rēķiniem un grāmatvedību saistītie dati — normatīvajos aktos noteiktajos termiņos (grāmatvedības dokumentiem — 5 gadi);
• klientu pieteikumu un saziņas dati — kamēr tas nepieciešams pakalpojuma sniegšanai un saprātīgu termiņu pēc sadarbības beigām;
• potenciālo klientu pieteikumi, ja sadarbība nav uzsākta — līdz 2 gadiem;
• darba pretendentu dati — atlases procesa laikā, pēc tam tikai ar personas piekrišanu;
• mārketinga piekrišanas dati — līdz piekrišanas atsaukšanai;
• foto un video dati — līdz piekrišanas atsaukšanai vai kamēr tie nepieciešami konkrētajam nolūkam.

Kad dati vairs nav nepieciešami, tie tiek dzēsti, anonimizēti vai arhivēti, ja to prasa normatīvie akti.

7. Personas datu saņēmēji

Dati var tikt nodoti tikai nepieciešamības gadījumā un tikai tādā apjomā, kāds nepieciešams konkrētajam nolūkam:

• grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem;
• IT, mājaslapas uzturēšanas un mākoņpakalpojumu sniedzējiem;
• datu automatizācijas un CRM risinājumu nodrošinātājiem, caur kuriem tiek saņemti mājaslapas pieteikumi;
• maksājumu pakalpojumu sniedzējiem un bankām;
• reklāmas platformām Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook, Instagram) un Google Ireland Ltd. — tikai ar jūsu piekrišanu reklāmas sīkdatnēm (sk. 15. sadaļu);
• valsts un pašvaldību iestādēm normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos;
• tiesību aizsardzības iestādēm normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos.

SIA SMARTSKOLA nepārdod personas datus trešajām personām.

8. Datu nodošana ārpus ES/EEZ

Ja personas dati tiek apstrādāti ar tādu pakalpojumu sniedzēju palīdzību, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomikas zonas, mēs nodrošinām, ka šāda nodošana notiek saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas (GDPR) prasībām un ar atbilstošiem aizsardzības mehānismiem (piemēram, Eiropas Komisijas apstiprinātām līguma standartklauzulām).

9. Datu subjekta tiesības

• saņemt informāciju par savu datu apstrādi;
• pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem;
• pieprasīt datu labošanu, ja tie ir neprecīzi;
• pieprasīt datu dzēšanu, ja tam ir tiesisks pamats;
• pieprasīt datu apstrādes ierobežošanu;
• iebilst pret apstrādi, kas balstās uz leģitīmajām interesēm;
• atsaukt piekrišanu, ja apstrāde balstās uz piekrišanu;
• saņemt savus datus strukturētā formātā un īstenot datu pārnesamību;
• iesniegt sūdzību uzraudzības iestādē.

Pieprasījumu var iesniegt, rakstot uz [email protected]. Mēs varam lūgt papildu informāciju, lai pārliecinātos par pieprasījuma iesniedzēja identitāti. Atbildi sniedzam viena mēneša laikā.

10. Tiesības iesniegt sūdzību

Ja uzskatāt, ka Jūsu personas datu apstrāde neatbilst normatīvajiem aktiem, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā:

11. Vai datu sniegšana ir obligāta

Atsevišķos gadījumos personas datu sniegšana ir nepieciešama, lai noslēgtu līgumu, saņemtu pakalpojumu vai rēķinu. Ja persona nesniedz nepieciešamos datus, mēs atsevišķos gadījumos nevarēsim nodrošināt pakalpojumu vai noslēgt līgumu.

12. Automatizēta lēmumu pieņemšana

SIA SMARTSKOLA neveic automatizētu lēmumu pieņemšanu vai profilēšanu, kas datu subjektam radītu būtiskas tiesiskas sekas.

13. Datu drošība

Mēs īstenojam saprātīgus organizatoriskos un tehniskos drošības pasākumus, lai aizsargātu personas datus pret neatļautu piekļuvi, izpaušanu, nozaudēšanu, iznīcināšanu vai citu prettiesisku apstrādi. Piekļuve datiem tiek piešķirta tikai tiem darbiniekiem un sadarbības partneriem, kuriem tā nepieciešama darba pienākumu veikšanai.

14. Sociālie tīkli

Ja persona sazinās ar mums vai seko mūsu saturam sociālajos tīklos (Facebook, Instagram, YouTube, WhatsApp), datu apstrāde var notikt arī attiecīgās platformas ietvaros saskaņā ar konkrētā pakalpojuma sniedzēja noteikumiem. Aicinām iepazīties arī ar attiecīgo platformu privātuma noteikumiem.

15. Sīkdatnes

Sīkdatnes ir nelieli teksta faili, ko mājaslapa saglabā jūsu ierīcē. Līdzīgi darbojas arī ieraksti pārlūkprogrammas atmiņā (localStorage un sessionStorage), tāpēc šajā sadaļā arī tos saucam par sīkdatnēm. Trešo pušu reklāmas sīkdatnes (Meta un Google) izmantojam tikai tad, ja jūs tām piekrītat.

• Nepieciešamās sīkdatnes — nodrošina mājaslapas darbību, piemēram, pieteikuma formu un pieraksta apstiprinājumu, kā arī saglabā jūsu izvēli par sīkdatnēm. Tās tiek izmantotas vienmēr, un piekrišana tām nav vajadzīga (Informācijas sabiedrības pakalpojumu likuma 7.¹ panta otrā daļa).
• Statistikas sīkdatnes — palīdz saprast, kā apmeklētāji lieto mājaslapu un no kurām reklāmām viņi atnāk. Tās tiek izmantotas tikai tad, ja jūs tam piekrītat paziņojumā par sīkdatnēm.
• Reklāmas sīkdatnes — Meta pikselis (Facebook, Instagram) un Google tagi (Google Ads, Google Analytics). Tās ļauj rādīt Smartwill reklāmu cilvēkiem, kuri apmeklējuši mājaslapu, un mērīt, cik pieteikumu un pierakstu dod reklāma. Tās tiek izmantotas tikai tad, ja jūs tam piekrītat paziņojumā par sīkdatnēm.

Mūsu izmantotās sīkdatnes:

• sw_consent (pārlūkprogrammas atmiņa) — jūsu izvēle par sīkdatnēm. Glabājas 12 mēnešus. Nepieciešamā.
• sw_lead, sw_tybook (sesijas atmiņa) — pieteikuma un pieraksta dati, lai tos parādītu apstiprinājuma lapā. Tiek dzēstas, aizverot pārlūkprogrammas cilni. Nepieciešamās.
• sw_pop (sesijas atmiņa) — lai piedāvājuma logs vienā apmeklējumā neparādītos atkārtoti. Tiek dzēsta, aizverot cilni. Nepieciešamā.
• sw_sid, sw_started (sesijas atmiņa) — nejaušs apmeklējuma identifikators statistikai. Tiek dzēstas, aizverot cilni. Statistikas.
• sw_utm, sw_utm_t (pārlūkprogrammas atmiņa) — reklāmas kampaņa, no kuras atnācāt (utm parametri). Glabājas līdz 90 dienām. Statistikas.
• sw_ads (sesijas atmiņa) — lai viens un tas pats reklāmas notikums netiktu nosūtīts atkārtoti. Tiek dzēsta, aizverot cilni. Reklāmas.
• _fbp, _fbc (Meta) — pārlūkprogrammas identifikators un reklāmas klikšķa identifikators. Glabājas 90 dienas. Reklāmas.
• _gcl_au, _gcl_aw (Google Ads) — sasaista reklāmas klikšķus ar pieteikumiem. Glabājas 90 dienas. Reklāmas.
• _ga, _ga_* (Google Analytics) — pārlūkprogrammas identifikators apmeklējumu un reklāmas rezultātu mērīšanai. Glabājas līdz 2 gadiem. Reklāmas.

Statistikas dati (apskatītās lapas un laiks tajās, klikšķi uz pieraksta saitēm, iepriekšējā lapa, reklāmas avots, ierīces tips, ekrāna platums un valoda) tiek nosūtīti uz mūsu statistikas serveri, ko nodrošina mājaslapas mitināšanas pakalpojumu sniedzējs Cloudflare. Tos izmantojam tikai apkopotai statistikai un nenododam reklāmas platformām. Cloudflare drošības nolūkos var iestatīt arī savu tehnisko sīkdatni (piemēram, __cf_bm), kas nepieciešama aizsardzībai pret robotiem.

Ja piekrītat reklāmas sīkdatnēm, Meta Platforms Ireland Ltd. un Google Ireland Ltd. saņem informāciju par jūsu apmeklējumu: apskatītās lapas, IP adresi, ierīces un pārlūkprogrammas datus, sīkdatņu identifikatorus un šādus notikumus — vismaz 30 sekundes lapā, atvērta pieraksta lapa, nosūtīts pieteikums, pieraksts uz izmēģinājuma nodarbību. Jūsu vārdu, tālruni, e-pastu un bērna datus reklāmas platformām nenododam. Meta un Google var sasaistīt šo informāciju ar jūsu kontu savās platformās un izmanto to arī saviem nolūkiem saskaņā ar savām privātuma politikām (Meta, Google). Par datu vākšanu un nosūtīšanu ar Meta pikseli SIA SMARTSKOLA un Meta Platforms Ireland Ltd. ir kopīgi pārziņi. Dati var tikt nodoti arī uz ASV (Meta Platforms, Inc., Google LLC) — uz Eiropas Komisijas lēmuma par aizsardzības līmeņa pietiekamību (EU-U.S. Data Privacy Framework) un līguma standartklauzulu pamata. Reklāmas auditorijās apmeklētāji tiek iekļauti ne ilgāk kā uz 180 dienām.

Piekrišanu varat jebkurā laikā mainīt vai atsaukt, lapas apakšā nospiežot „Sīkdatņu iestatījumi” vai šeit: mainīt sīkdatņu iestatījumus. Atsaucot piekrišanu, statistikas un reklāmas sīkdatnes mūsu mājaslapas domēnā tiek dzēstas. Sīkdatnes, ko Meta un Google iestata savos domēnos (piemēram, facebook.com, google.com, doubleclick.net), varat dzēst pārlūkprogrammas iestatījumos vai savu Meta un Google kontu iestatījumos. Sīkdatnes var dzēst arī savas pārlūkprogrammas iestatījumos; ja bloķēsiet nepieciešamās sīkdatnes, pieteikuma forma var nedarboties.

16. Komerciālie paziņojumi

Mēs varam nosūtīt komerciālus paziņojumus par jaunumiem, pakalpojumiem un īpašajiem piedāvājumiem, ja tam ir atbilstošs tiesiskais pamats. No tiem var atteikties jebkurā laikā, nospiežot atteikšanās saiti e-pastā vai rakstot uz [email protected]. Pēc atteikuma saņemšanas paziņojumu sūtīšana tiek pārtraukta saprātīgā termiņā.

17. Izmaiņas privātuma politikā

SIA SMARTSKOLA ir tiesības laiku pa laikam atjaunināt šo privātuma politiku. Aktuālā versija vienmēr ir pieejama mājaslapā. Iesakām periodiski to pārskatīt.